Comment envoyer un e-mail à votre équipe avant l'expiration d'un produit Shopify

Vous ne pouvez pas réapprovisionner un stock le jour où quelque chose expire. Les personnes qui gèrent les achats, l'entrepôt et la conformité ont besoin de temps — des semaines parfois. Ce guide montre comment obtenir des alertes e-mail automatiques aux bonnes personnes avant que la date d'expiration d'un produit n'arrive.

Le problème du délai

Un acheteur d'une marque de compléments alimentaires gère 300 SKU avec des dates d'expiration glissantes. Chacun nécessite une décision de réapprovisionnement prise 4 à 6 semaines avant que le stock actuel ne s'épuise ou n'expire. Suivre manuellement ces dates dans un tableur fonctionne jusqu'à ce que quelqu'un parte en congé, que le tableur se désynchronise, ou qu'une date passe simplement à travers les mailles du filet.

DateCue surveille le champs méta d'expiration de chaque produit et envoie un e-mail à l'adresse d'équipe que vous configurez — automatiquement, avec le délai que vous définissez. Aucun tableur requis.

Configurer le flux de travail

Ce flux de travail nécessite que vous ayez un champs méta de date d'expiration sur vos produits. Si vous ne l'avez pas encore configuré, consultez le guide sur le masquage automatique des produits à l'expiration — il décrit la configuration du champs méta.

Le filtre Inclure les balises cible uniquement les produits balisés « perishable » (ou la balise que vous utilisez pour marquer les produits nécessitant une gestion d'expiration). Si vous voulez que chaque produit avec le champs méta déclenche une alerte, laissez le filtre vide.

Deux alertes valent mieux qu'une

Une alerte à 30 jours est utile pour les achats. Une alerte à 7 jours est utile pour les opérations — « ce produit est sur le point d'être retiré de la vente, assurez-vous d'être prêt ». Ce sont deux flux de travail DateCue distincts sur le même champs méta, simplement avec des décalages de déclenchement différents et potentiellement des adresses e-mail de destinataire différentes.

Qui reçoit l'e-mail ?

Vous configurez l'adresse e-mail du destinataire lors de la création du flux de travail dans DateCue. Ce n'est pas nécessairement le propriétaire de la boutique — réglez-la sur votre acheteur, votre responsable d'entrepôt, votre responsable conformité, qui doit être informé. Chaque flux de travail peut avoir un destinataire différent, donc votre alerte d'achat à 30 jours va à l'acheteur et votre alerte opérationnelle à 7 jours va à l'équipe d'entrepôt.