Cómo enviar un correo a tu equipo antes de que un producto de Shopify caduque
No puedes reponer stock el día que algo caduca. Las personas que gestionan compras, almacén y cumplimiento necesitan plazo — semanas, a veces. Esta guía explica cómo recibir alertas por correo automáticas a las personas adecuadas antes de que se cumpla la fecha de caducidad de cualquier producto.
El problema del plazo
Un comprador de una marca de suplementos tiene 300 SKU con fechas de caducidad rotativas. Cada uno necesita una decisión de reposición tomada 4-6 semanas antes de que el stock actual se agote o caduque. Llevar el seguimiento manual de esas fechas en una hoja de cálculo funciona hasta que alguien se va de vacaciones, o la hoja se desincroniza, o una fecha se cuela.
DateCue vigila el metacampo de caducidad en cada producto y envía un correo a la dirección del equipo que configures — automáticamente, con el plazo que definas. Sin hojas de cálculo.
Configurar el flujo de trabajo
Este flujo de trabajo requiere que tengas un metacampo de fecha de caducidad en tus productos. Si aún no lo has configurado, consulta la guía sobre ocultación automática de productos al caducar — explica la configuración del metacampo.
Temporización: Antes de la fecha (30 días)
Acción: Enviar notificación por correo al equipo
Filtro: Incluir etiquetas: perishable
El filtro Incluir etiquetas apunta solo a productos etiquetados como «perishable» (o la etiqueta que uses para marcar productos que requieren gestión de caducidad). Si quieres que cualquier producto con el metacampo dispare la alerta, deja el filtro vacío.
Dos alertas son mejores que una
Una alerta a 30 días es útil para compras. Una alerta a 7 días es útil para operaciones — «este producto está a punto de salir de venta, asegúrate de estar preparado». Son dos flujos de trabajo de DateCue distintos sobre el mismo metacampo, simplemente con desplazamientos de temporización diferentes y, potencialmente, distintos destinatarios.
Temporización: Antes de la fecha (7 días)
Acción: Enviar notificación por correo al equipo
Filtro: Incluir etiquetas: perishable
¿Quién recibe el correo?
Tú configuras la dirección de correo destinataria al crear el flujo de trabajo en DateCue. No tiene que ser la del dueño de la tienda — ponla a tu comprador, tu responsable de almacén, tu responsable de cumplimiento, a quien necesite saberlo. Cada flujo de trabajo puede tener un destinatario diferente, de modo que tu alerta de compras a 30 días vaya al comprador y tu alerta operativa a 7 días vaya al equipo de almacén.
💡 Combínalo con la ocultación automática: Este flujo de trabajo de alerta por correo y el flujo de trabajo de ocultación automática al caducar son socios naturales. El correo da a tu equipo plazo para actuar. La ocultación automática es la red de seguridad que retira el producto si nada más ocurre.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar a varias direcciones de correo?
Cada flujo de trabajo de DateCue envía a una dirección de correo configurada. Si necesitas avisar a varias personas, puedes enviar a una lista de distribución del equipo (p. ej. almacen@tutienda.com) o configurar dos flujos de trabajo con destinatarios distintos y la misma temporización.
¿Qué dice realmente el correo?
La notificación por correo de DateCue incluye el nombre del producto, la fecha del metacampo y un enlace al producto en tu admin de Shopify. Da al destinatario suficiente contexto para actuar sin necesidad de buscar el producto.
¿Puedo configurar alertas distintas para diferentes categorías de producto?
Sí. Usa el filtro Incluir etiquetas para crear flujos de trabajo separados para distintos grupos de producto. Un flujo de trabajo con Incluir etiquetas: «frozen» se dispara solo para congelados; otro con Incluir etiquetas: «cosmetics» se dispara solo para cosmética. Cada uno puede tener un destinatario y un plazo diferentes.
¿Funciona junto con el flujo de trabajo de ocultación automática?
Sí. Ejecuta tantos flujos de trabajo como necesites sobre el mismo metacampo. La alerta por correo se dispara antes de la caducidad para avisar a tu equipo; el flujo de trabajo de ocultación automática se dispara después de la caducidad para retirar el producto. Son independientes y no entran en conflicto.
¿Cuánto cuesta DateCue?
DateCue es gratuito para siempre para un flujo de trabajo en hasta 50 productos. Los planes de pago empiezan en 9 $/mes (Starter: 10.000 cues) y escalan a 19 $/mes (Scale: 100.000 cues, más webhooks). Todos los planes de pago incluyen una prueba gratuita de 14 días.
Dale a tu comprador un plazo real.
Un flujo de trabajo es gratis. Añade una segunda alerta por 9 $/mes.
Instala gratis en ShopifyGratis: 1 flujos de trabajo, 50 productos. Starter: 3 flujos de trabajo por 9 $/mes.