So senden Sie eine E-Mail an Ihr Team, bevor ein Shopify-Produkt abläuft

Sie können Bestand nicht erst an dem Tag nachbestellen, an dem etwas abläuft. Die Menschen, die Einkauf, Lager und Compliance verwalten, brauchen Vorlaufzeit — manchmal Wochen davon. Diese Anleitung zeigt, wie Sie automatische E-Mail-Warnungen an die richtigen Personen erhalten, bevor das Ablaufdatum eines Produkts erreicht ist.

Das Vorlaufzeit-Problem

Ein Einkäufer einer Nahrungsergänzungsmarke hat 300 SKUs mit rollierenden Ablaufdaten. Für jede einzelne muss 4–6 Wochen vor Ende des aktuellen Bestands oder Ablaufs eine Nachbestellentscheidung getroffen werden. Diese Daten manuell in einer Tabelle zu verfolgen, funktioniert — bis jemand in Urlaub geht, die Tabelle nicht mehr synchron ist oder ein Datum einfach durchrutscht.

DateCue überwacht das Ablauf-Metafeld jedes Produkts und sendet automatisch eine E-Mail an die von Ihnen konfigurierte Mitarbeiter-Adresse — zur Vorlaufzeit, die Sie festlegen. Keine Tabelle nötig.

Den Workflow einrichten

Dieser Workflow setzt voraus, dass Sie ein Ablaufdatum-Metafeld auf Ihren Produkten haben. Falls noch nicht eingerichtet, siehe die Anleitung zum automatischen Ausblenden von Produkten bei Ablauf — sie führt durch die Metafeld-Einrichtung.

Der Filter „Tags einschließen" zielt nur auf Produkte mit dem Tag „perishable" (oder welchen Tag Sie auch immer verwenden, um Produkte mit Ablaufsmanagement zu markieren). Wenn jedes Produkt mit dem Metafeld eine Warnung auslösen soll, lassen Sie den Filter leer.

Zwei Warnungen sind besser als eine

Eine 30-Tage-Warnung ist nützlich für den Einkauf. Eine 7-Tage-Warnung ist nützlich für den Betrieb — „dieses Produkt wird gleich aus dem Verkauf genommen, stellt sicher, dass ihr bereit seid." Das sind zwei separate DateCue-Workflows auf demselben Metafeld, nur mit unterschiedlichen Zeitversätzen und potenziell unterschiedlichen Empfänger-E-Mail-Adressen.

Wer erhält die E-Mail?

Sie konfigurieren die Empfänger-E-Mail-Adresse bei der Einrichtung des Workflows in DateCue. Es muss nicht der Shop-Inhaber sein — setzen Sie sie auf Ihren Einkäufer, Ihren Lagerleiter, Ihren Compliance-Beauftragten — wer auch immer es wissen muss. Jeder Workflow kann einen anderen Empfänger haben, sodass Ihre 30-Tage-Einkaufswarnung an den Einkäufer und Ihre 7-Tage-Betriebswarnung an das Lagerteam geht.